Mehmet Esra Esra Cansız Vakfı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Muvafakatname

Mehmet ve Esra Cansız Vakfı olarak kurulduğumuz günden beri büyük önem verdiğimiz Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili olarak çalışmalarımızı, “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)” ile paralel bir yaklaşımla yürütmeye devam ediyoruz.  Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun getirdiği bütün sorumluluklara uymayı da Mehmet -Esra Cansız Vakfı olarak taahhüt etmekteyiz. Vakfımızın kişisel verilerin korunmasına ilişkin prensipleri, iştiraklerimizi de kapsamaktadır. Bu kapsamda hem kanunda ifade edilen bazı terimler hem de yükümlülüklerimizi yerine getirmek üzere veri işleme süreçlerimiz hakkında bilgilendirmeler aşağıda sunulmuştur.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 24.03.2016 ‘da Türkiye Büyük Millet Meclisi’nde kabul edilmiş ve 07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.

Kanun, kişisel verilerin gizliliğinin sağlanması, korunması ve izinsiz kullanımının önüne geçilmesi gibi temel amaçlar çerçevesinde tüm veri işleyen kişi ve kurumların uyumluluğunu esas almıştır. Vakfımız da, tüm kuruluşlar gibi bu Kanuna uymakla yükümlüdür ve Vakfımızın tüm süreçlerinde işlenen kişisel veriler bu kapsamdadır.

Kişisel Veri Nedir?

Kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan tüm veriler veya veri kümeleri kişisel veri olarak kabul edilir. İsim, soy isim, doğum yeri/tarihi, telefon numarası, özgeçmiş, fotoğraf, ses kaydı gibi direkt kişiye ait veya kişi adına oluşturulmuş tanımlayıcı bilgiler örnek olarak verilebilir. Vakfımıza gönderdiğiniz Öğrenci Belgesi, Gelir Belgesi, Sicil Belgeleri, Fotograf, Sesli ve Görsel kayıtlar ve Taşınmaz kaydı gibi kişiyi tanımlayan veriler de Kişisel Veri olarak değerlendirilmektedir.

İlgili Kişi / Veri Sahibi Kimdir?

Kanunda ve kurumsal politikalarımızda sıkça geçen ifadelerden biri “ilgili kişi” ya da “veri sahibi” dir. Kişisel verisi işlenen gerçek kişileri ifade eder.

Veri Sorumlusu Kimdir?

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Veri İşleyen Kimdir?

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Kişisel Verilerin İşlenmesi ile İlgili Temel Kurallar

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Mehmet- Esra Cansız Vakfı, topladığı verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesine önem verir.

Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Vakıf, kurum bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunları kendisine iletildiği takdirde güncellemeye önem verir.

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Vakıf, ancak sunduğu ve hizmet sırasında kişilerden onayını aldığı amaçlarla sınırlı şekilde verileri işler. Yardım amacı dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Vakıf, sadece verileri işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:

Vakfımız, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. Burs faaliyetlerinin yürütülmesi veya denetimi, burs faaliyetinin sürekliliğinin sağlanması, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla üçüncü kişilerle aktarmak durumundayız.

Toplanan kişisel verileriniz, vakfımız bursa kabul süreçlerini yürütmesi ve sonuçlandırması ve herhangi bir özel durumda sizinle ve yakınlarınızla iletişime geçilmesi amaçlarıyla sizlerden aldığımız rızanız dahilinde üçüncü kişilerle paylaşılacaktır.

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:

İhtiyaç Bursu Sağlanması İçin Süreçlerinin Planlanması; İhtiyaç Bursu Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi; İhtiyaç Bursu Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Bursiyerler İçin Hak ve Menfaat Süreçlerinin Yürütülmesi;; Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Sosyal Sorumluluk Aktivitelerinin Yürütülmesi; Vakıf Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi; İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Hukuki İlişki Sürecinin Yürütülmesi amaçlarıyla,

Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi; Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi; Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,

Öğrencilik Başarı Performansınıza İlişkin Verileriniz İle Kimlik, Özlük Bilgileriniz Gibi Kişisel Verileriniz Vakfın İç İşleyişi Doğrultusunda İhtiyaç Bursuna Uygunluğun Temini, Yönetilmesi, Şeffaflığın Ve İş Birliğinin Sağlanması Amaçlarıyla,

Burs Temin Etmek İçin Öğrenci Seçme Süreçlerinin Yürütülmesi; Burs Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi işlenecektir.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Açık Rıza Beyanı

  • MEHMET ESRA CANSIZ VAKFI . (‘‘Vakıf’’) tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) ilgili hükümlerine uygun olarak bilginize sunulan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Genel Aydınlatma Metni ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Yönetmeliği çerçevesinde, Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği Kişisel verilerinin veri sorumlusu sıfatıyla Vakıf veya gerekli güvenlik tedbirlerini aldırmak suretiyle yetkilendirdiği veri işleyenler tarafından;
  • Kimlik, iletişim, fotoğraf, adres, eğitim, öğrenim bilgileri, öğrenci bilgileri, banka, finans, ekonomik durumunuzu gösteren bilgi ve belgeler, sağlık bilgileriniz ve şehit- gazi yakını olduğunuza dair bilgiler sizinle ve ailenizle ilgili finansal bilgiler ve adli sicil belgesi dahil olmak üzere kişisel bilgileriniz, tarafınıza burs ve/veya yardım sağlanıp sağlanamayacağının vakfımızca değerlendirilebilmesi ve sizinle iletişime geçilebilmesi,
  • Vakıftan burs alan öğrencilere ve öğrencilerin ailelerine psikiyatrik muayene, psikososyal destek, hastanede yapılacak tetkik ve tedavilerinin sonuçlanmasına ilişkin sağlık hizmetlerinin verilmesi,
  • Yapılacak yardım ve burs içerikleri konusunda bilgilendirme yapılabilmesi,
  • Vakıf’ın insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
  • Vakıf tarafından sunulan hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi
  • Vakıf tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi,
  • Vakıf’ın ve Vakıf’la iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi,
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere,

Ve KVKK’da belirtilen diğer şekillerde, işlenebilecektir.

Yukarıda belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği kişi / kuruluşlar;

Vakıflar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlar; bunlarla sınırlı olmamak üzere vakıf amaçlarımızı gerçekleştirmek adına karşılıklı koordinasyon içinde olduğumuz üniversiteler, okullar, STK’lar, kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve  tüzel kişiler, faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız program ortağı kuruluşlar, yurtiçi / yurtdışı kurum ve kuruluşlar, burs ve yardım ödemesinin yapılacağı bankalar ve diğer 3. kişilerdir.

KVKK uyarınca kimliğinizi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi kişisel verinizi oluşturmaktadır. Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ise özel nitelikli kişisel verileri oluşturmaktadır.

Veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verileriniz, kimlik bilgilerinizi (nüfus cüzdanınızda yer alan Ad-soyad, T.C. Kimlik No, doğum tarihi ve yeri, vesikalık fotoğraf, imza vb.) iletişim bilgilerinizi (ev telefonu/cep numarası, adres, e-posta adresi, ikametgah belgesi) eğitim ve mesleki deneyim bilgilerinizi (okulu, sınıfı-şubesi, bir önceki yıl not ortalaması, 9. Sınıflar için diploma not ortalaması, öğrencinin başarı durumunu gösteren belgeler), sağlık bilgilerinizi (bedensel engeli olup olmadığı bilgisi ve önemli sağlık sorunlarına dair bilgiler), diğer bilgilerinizi (burs talep eden öğrencinin okula ulaşım aracı bilgisi, burs almak için verilen taahhütname, başvuru formu), burs verilen öğrencilerle yapılan tüm etkinliklerde kayıt altına alınan, fotoğraf, sesli ve görsel kayıtlar, ayrıca fotoğraf sesli ve görsel kayıtlar vakfın web sitesi ve sosyal medya hesaplarında paylaşılmasına,

Aile bireylerinize ilişkin bilgileriniz ise; kimlik bilgileri (anne- baba adı soyadı, doğum tarihi, T.C. Kimlik numarası, anne babanın evli olup olmadıkları bilgisi, başvuru formu için anne-baba veya yasal vasinin imzası, kardeşlerin doğum tarihi ve cinsiyeti, medeni halleri, diğer aile bireylerinin yaşı), iletişim bilgileri (anne-baba cep telefonu), eğitim ve mesleki deneyim bilgileri (anne-baba öğrenim durumu, mesleği ve görevi, iş durumu, kardeşlerin öğrenci veya çalışan olup olmadıkları, diğer aile bireylerinin iş durumu), finans bilgileri (anne-baba aylık iş/emeklilik/diğer gelirleri, kardeş aylık geliri, aile ikametgahı kira tutarı ve ailede sürekli tıbbi masraf gerektiren hasta fertlerin sağlık bilgileri, diğer kardeşlerin aylık geliri), özlük bilgileri (anne-baba sigortalılık statüsü, aile reisinin bakmakla yükümlü olduğu fert sayısı bilgisi), diğer bilgileri (ailenin geçim sorumluluğunun kime ait olduğu bilgisi, oturulan evin kendi eviniz/ kira / lojman/ yakın evi olması bilgisi, ev kira ise kira kontratı fotokopisi, aileye ait diğer gayrimenkul ve araç marka/model bilgisi ve bu araçların ne amaç için kullanıldığı bilgisi, anne ve babanın burs sağlanması için verdiği muvafakatname ve taahhütname), sağlık bilgileri ( ailedeki hasta fertlerin hastalık bilgisi), içermektedir.

Kişisel verilerin toplanma yöntemi;

Vakfın Genel Müdürlüğü, üniversitelerdeki koordinasyon ve hizmet merkezleri, diğer STK ve/veya kuruluşlarla birlikte ortak olarak yapılan faaliyetlerdeki ortak girişimler gibi kanallar aracılığıyla kişisel verileriniz sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanabilir.

KVKK’nın 11. maddesi gereği haklarınız;

Vakfımıza başvurarak, kişisel verilerinizin; a) işlenip işlenmediğini öğrenme, b) işlenmişse bilgi talep etme, c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme, d) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme, f) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme, g) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır. Bu halde öncelikle veri sorumlusu olarak vakfımıza başvurmanız, başvurunuz reddi halinde 30 gün sonra Kanun’un 14. Maddesi doğrultusunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na başvurmanız, başvurunuzun cevaplanmaması halinde 60 gün sonra Kişisel Verileri Koruma Kuruluna başvurmanız gerekmektedir.

Vakfa iletmiş olduğum veya Vakfın  usul ve işlemleri çerçevesinde edindiği kişisel veri, biyometrik veri ve sağlık verisi dahil her türlü nitelikli kişisel veri, kurumsal, ticari ve diğer verinin aydınlatma formu kapsamında veri sorumlusu ve/veya veri işleyen olarak tamamen veya kısmen elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, güncellenmesi, periyodik olarak kontrol edilmesi, yeniden düzenlenmesi, sınıflandırılması, işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre kadar muhafaza edilmesi, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde Vakfın birlikte çalıştığı ya da kanunen yükümlü olduğu kamu kurum ve kuruluşlarıyla ve/veya Türkiye’de veya yurt dışında mukim olan 3. Kişiler ile paylaşılması, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde yurtdışına aktarılması dahil olmak üzere işlenmesine, açık rızam olduğunu beyan ederim.

İşbu beyan ve onay formunu, yazılı, kısa mesaj, elektronik posta, internet, ve benzeri her türlü araç veya ortamdan birini kullanarak okuyup, anladığımı ve bu şekilde alınan aşağıdaki beyanımın geçerli olduğunu  açık rızam ile kabul ediyorum.